Rédiger un PV: challenge du secrétaire du CSE !
Le procès-verbal (PV) constitue un livre d’enregistrement des relations sociales, économiques et environnementales dans l’entreprise. Il est le reflet des votes, des délibérations et des rendus d’avis pris lors des réunions.
Beaucoup de secrétaires de CSE nous confient leurs challenges pour résumer 3h de réunion en quelques pages : pris entre l’envie d’étayer et le besoin de synthèse. D’autres plus à l’aise nous partagent leurs astuces de travail. Tous prennent cette tâche très à cœur au vu des enjeux sur le court comme le long terme pour la vie de l’entreprise, et même après leurs mandats.
Conformément aux exigences légales, le PV fait apparaître avec transparence des échanges entre la direction et les salariés par le canal des représentants du personnel.
Le cadre juridique et les obligations légales
Le premier défi pour le secrétaire du CSE réside dans la compréhension et le respect des obligations légales entourant la rédaction du PV. Selon l'article L2315-34 du Code du travail, le PV doit être rédigé par le secrétaire du CSE et approuvé par les membres du comité lors de la réunion suivante. Ce document doit refléter fidèlement les échanges et les décisions prises.
La jurisprudence rappelle également l'importance de la précision et de l'exactitude des PV. Par exemple, dans l'arrêt de la Cour de Cassation, Chambre sociale, du 20 octobre 2004, 02-42.645, Inédit la cour de cassation a cassé un arrêt de la cour d’appel en rappelant que : “Qu'en statuant ainsi, la cour d'appel, qui a dénaturé les termes clairs et précis du procès-verbal du comité d'entreprise du 13 décembre 1991 duquel il résultait que la BNP s'engageait à reprendre et à en embaucher dans la continuité du contrat de travail tous les salariés quel que soit leur mode d'entrée à la BNP, qu'ils aient déposé leur candidature ou demandé à bénéficier d'une offre ferme d'emploi, a violé le texte susvisé” ;
il a été jugé que le PV doit retracer de manière exhaustive les débats, sous peine de nullité des décisions prises. Autrement dit, le procès-verbal d'une réunion doit inclure tous les détails importants des discussions qui ont eu lieu au risque que les décisions prises lors de cette réunion soient annulées par un tribunal. Cette exigence souligne la nécessité pour le secrétaire de faire preuve de rigueur et de méthode dans la rédaction.
Les techniques de rédaction et la structuration du PV
La structuration du PV est essentielle pour garantir sa clarté et son efficacité. Un PV bien organisé permet de faciliter la compréhension des décisions et des débats. Voici quelques bonnes pratiques pour structurer un PV :
En préambule : Mentionner la date, l'heure, le lieu de la réunion,le format (présentiel,distanciel ou hybride) les participants présents et excusés, lister également les points à l’ordre du jour.
Le corps du PV:
Reprendre le titre du point à l’ordre du jour
Traitement d’un point à l’ordre du jour à résumer:
Décrire les débats,
les interventions des membres et les décisions prises.
Noter le résultat obtenu avec le détail du nombre de voix lors du vote (pour/contre/abstention)
N’hésitez pas à préciser les éventuelles réserves émises.
Délibération : résumer les décisions et les actions à entreprendre.
La recommandation d’ECHO CSE : indiquer l’état d’avancement du point en bas à gauche du résumé (clôturé, en cours, à suivre).
L'utilisation de sous-titres et de paragraphes permet de rendre le document plus lisible. De plus, le recours à des verbes d'action (décider, approuver, rejeter) permet de clarifier les décisions prises.
Les outils et les méthodes pour faciliter la rédaction
La rédaction d'un PV peut être facilitée par l'utilisation d'outils numériques et de méthodes collaboratives. La captation phonique et audio des séances, sous réserve de l'acquiescement anticipé des participants, peut se révéler être un outil d'une valeur inestimable pour la restitution scrupuleuse des échanges verbaux. Par ailleurs, le recours à des applications informatiques dédiées à la conversion de la parole en texte est à même d'optimiser significativement la célérité du processus rédactionnel, conférant ainsi un avantage substantiel en termes de productivité et de précision.
Le recours aux procédés d’enregistrement pour la réunion est encadré article L2315-34 du code du travail.
En pratique : le secrétaire rédige le PV, puis tous les membres du CSE présents sont invités à le relire et à proposer des corrections pour s'assurer qu'il reflète bien les discussions. Une pré-validation collégiale est requise également pour la cohésion de l’équipe CSE. En moyenne, le secrétaire a un délai de 15 jours pour remettre le PV à la direction, comme le prévoit l’article D2315-26 du code du travail. Toutefois, il est possible de convenir d'un autre délai de façon conventionnelle. Le délai sera dans ce cas, en fonction de ce qui est mentionné de ce dernier.
La formation et la sensibilisation des membres du CSE
Enfin, la formation des membres du CSE, et en particulier du secrétaire, est un levier essentiel pour améliorer la qualité des PV. Des formations spécifiques, telles que celles “Secrétaire du CSE”, permettent d'acquérir les compétences nécessaires en matière de rédaction, du PV de respect des obligations légales et de la bienséance au sein de l’instance.
Ces formations abordent les aspects pratiques pour se munir de l’importance de la précision dans la rédaction des PV.
Le cadre légal défini par l’article L2315-63 du code du travail offre jusqu’à 5 journées obligatoire de formation économique et environnementale pour les élus du 1er mandat. Il est fortement recommandé d’entretenir ces compétences en renouvelant son mandat.
En pratique : Il est recommandé au secrétaire du CSE et à son adjoint de suivre une formation spécifique pour comprendre leurs rôles dans l’organisation de l’instance et maîtriser sa posture vis-à-vis des membres du CSE comme de l’employeur. Étant la personne clé pour la communication, la formation secrétaire du CSE apprend les bonnes pratiques de la préparation à la restitution du compte-rendu aux salariés en passant par la tenue de la réunion du CSE à l’appui des fondamentaux juridiques.
Conclusion
La rédaction d'un PV constitue un des défis pour le secrétaire du CSE. Au regard de la récurrence des PV à restituer sur la période du mandat, il est opportun de maîtriser les enjeux juridiques, de sélectionner des outils adaptés et de développer son savoir-faire rédactionnel tant sur la forme que le fond.
En optimisant la rédaction des PV, le CSE renforce sa transparence et son efficacité, contribuant ainsi à une meilleure gouvernance au sein de l'entreprise.
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